Бизнес на праздниках

Содержание

Меня зовут Щербаков Сергей, я из города Новосибирска. В течение последних шести лет активно занимаюсь организацией праздников для людей, имею собственное агентство «Юбилей». Направление деятельности бизнеса – организация выступлений различных артистов, поиск ведущих, прокат автомобилей (ретро, лимузинов), заказ услуг в СМИ, организация корпоративных и детских праздников.

В общем, мое агентство проводит любые организационные мероприятия, которые связаны с теми или иными событиями в жизни клиентов.

  • Мои первоначальные затраты на бизнес – от 500 000 рублей;
  • Персонал – 5 человек;
  • Ежемесячный доход – от 1 миллиона рублей.

Чем занимается агентство?

Ваша задача – организация праздников для людей и решение всех вопросов, касающихся оформления. Конечная цель – сделать так, чтобы заказчик и гости остались довольными от проведенного мероприятия.

Хорошее агентство должно организовывать юбилеи, свадьбы, дни рождения, детские праздники, семинары, презентации, различные вечеринки, корпоративы и так далее.

В общем, спектр работы огромен и требует креативного мышления от сотрудников и неисчерпаемой энергии от вас, как руководителя и владельца.

Бизнес-план организации праздников

Без наличия у начинающего предпринимателя бизнес-плана стартовать в бизнесе – глупо и чревато разорением еще на старте. Рекомендуем вам создать свой бизнес-план, прежде чем вы стартуете.

Кстати для этого совсем не обязательно тратить большие деньги. Достаточно купить недорогой шаблон и за небольшие деньги переработать его в полном соответствии со своими требованиями:

Как оформиться?

Если вы планируете работать серьезно и долго, то оформление ИП обязательно. При выборе кодов ОКВЭД отдавайте предпочтение двум — 92.72 и 92.3.

Именно они включают в себя различные виды деятельности, связанные с организацией праздников. Как правило, для получения статуса индивидуального предпринимателя от вас требуется заполнение необходимой формы и выплата государственной пошлины.

Затраты здесь небольшие, поэтому отмечать их отдельным пунктом не стоит. В случае если вы планируете создать бизнес вместе с партнерами, то необходимо выбирать более серьезную форму – ООО.

В этом случае затраты на оформление будут намного выше, да и с бумагами придется побегать.

Общие затраты на регистрацию могут составить от 30 тысяч рублей.

Что касается лицензии, то в случае с агентством по организации праздников без нее можно обойтись.

Открыть агентство по организации праздников правильно!

Нужно ли помещение?

Здесь у вас есть два варианта:

  • работать вообще без офиса. В такой ситуации можно общаться с заказчиками по телефону, а затем назначать встречу где-нибудь в парке, кафе, приходить на дом и там обговаривать условия. Преимущество такого способа – экономия на аренде офиса.

Недостаток – недоверие со стороны более перспективных клиентов. В такой ситуации люди будут бояться обмана.

  • арендовать небольшое помещение.

Этот вариант является наиболее перспективным.

Затраты будут небольшие, но зато фирма получит свой юридический адрес и будет выглядеть более солидно в глазах клиента.

Оптимальное расположение – ближе к центральной части города.

Возле входа в помещение должна быть парковка для автомобилей и остановка общественного транспорта.

Если с деньгами с туго, то выбирайте первый вариант.

В случае, когда финансовые возможности имеются, то экономить не стоит – арендуйте помещение и красочно его оформите.

Большое значение имеет и вывеска на входе – она должна быть креатинов и свидетельствовать о направлении деятельности вашего бизнеса.

Особое внимание уделите отделке внутреннего убранства. Хороший вариант – развесить в помещении фотографии с уже проведенных праздников, где запечатлены счастливые клиенты (это отлично работает).

Площадь помещения должна быть 40-50 квадратных метров. Обязательно наличие приемной, комнат для персонала и переговоров с клиентами. В офисе должен быть санузел и склад, где будет содержаться различный инвентарь для бизнеса, аппаратура, оборудование и прочие необходимые вещи.

Средние затраты на аренду помещения – от 30 000 рублей в месяц.
Ремонтные работы – от 200 000 рублей.

Это точно будет вам интересно:

Удивительная статья: «Рекламный бизнес или как начать без денег»!

Из этой статьи вы узнаете, как создать бизнес на такси и стать миллионером: https://www.russtartup.ru/znaniya/ot-prostogo-voditelya-do-millionera-hozyaina-avto-imperii.html

Кого нанимать в персонал?

Количество работников напрямую зависит от направления деятельности компании и объема предоставляемых услуги.

При этом есть три варианта развития бизнеса:

1. Ваше агентство самостоятельно планирует и организовывает праздники. В этом случае придется нанимать большой штат людей – диджеев, фокусников, музыкантов, пиротехников, флористов, организаторов огненных шоу, певцов, фотографов, видеооператоров и прочих специалистов.

Такой вариант хорош, но требует больших затрат на оплату труда, поэтому подойдет для крупной и уже ставшей на ноги компании.

2. Свои сотрудники отсутствуют. При появлении заказа осуществляется поиск подрядчиков по направлению. Этот вариант является наиболее перспективным и выгодным для начинающих предпринимателей.

Большой плюс – возможность сэкономить на зарплате многочисленному персоналу. Минус – постоянные проблемы с поиском подрядчика. При этом рассчитывать на большие прибыли в этом случае весьма сложно, ведь за услуги подрядчиков приходится расплачиваться со своего кармана.

Еще один недостаток – высокий риск нарваться на людей с низким профессиональным уровнем. В итоге пострадает ваша репутация.

Как начать свой event-бизнес без денег

3. Смешанный вариант. В этом случае вы имеете определенный штат наиболее «универсальных» сотрудников и нанимаете недостающих людей по факту необходимости. Именно этот подход считается наиболее перспективным.

Из персонала понадобится – менеджер по продажам. Задача этого человека – принимать заказы по телефону и заинтересовывать потенциальных клиентов. Кроме этого, понадобиться водитель на служебный автомобиль и несколько шоуменов (ведущих). В общей сложности может хватить 4-5 человек.

Большая проблема – поиск креативных людей. Побывайте на различных местных праздниках, присмотритесь к ведущим, дайте объявление в газете на поиск сотрудников и проведите собеседования.

При этом учтите, что оплата труда во многом зависит от квалификации и опыта шоумена. Квалифицированный сотрудник может потребовать заработную плату от 40-50 тысяч рублей в месяц.

Средние затраты на оплату труда составляют от 150 000 рублей.

Таблица №1. Потенциал потребителей предприятий по организации праздников в России

Какое необходимо оборудование?

Еще одна важная статья расходов – покупка необходимого оборудования. Здесь сложно дать четкие рекомендации – многое снова-таки зависит от направления вашей деятельности.

К наиболее важному оборудованию можно отнести: телевизор, двд плеер, гелиевый баллон, компьютер (ноутбук), усилитель. Кроме этого, может понадобиться акустическая система, микшер, цветомузыка и микрофон.

Но это не значит, что вы должны сразу идти в магазин и покупать весь перечень. Лучше всего покупать оборудование по мере необходимости и по факту подготовки к тому или иному мероприятию. Что касается офиса, то его необходимо обставить сразу.

Общие затраты на покупку оборудования – от 300 тысяч рублей.

Как разрекламировать свою компанию?

Чтобы получить новых клиентов, о себе необходимо заявить во весь голос. Ваша задача – провести грамотную рекламную компанию.

Направление деятельности должно быть следующим:

  • создайте собственный логотип (он должен быть запоминающимся и ярким;
  • обзвоните потенциальных заказчиков (небольшие и средние организации). Это актуально делать за несколько месяцев до начала новогодних праздников;
  • создайте качественный сайт и не экономьте денег на его раскрутку. На портале должна быть вся информация о предоставляемых услугах и расценки компании. Очень важно большое количество фотографий с проведенных мероприятий и описание преимуществ сотрудничества именно с вами;
  • обязательно уделите внимание наружной рекламе и объявлениям в транспорте.

Затраты на организацию рекламы – от 40 000 рублей.

Таблица №2. Прирост участников рынка индустрии развлечений в России

Есть ли риски?

В данном виде бизнеса есть свои риски – долгая окупаемость первоначальных вложений, высокий уровень расходов на оплату труда сотрудников и закупку оборудования, нестабильность рынка развлечений.

Будьте готовы к тому, что первое время вообще не будет работы. Но если зарекомендовать себя с первыми клиентами, то бизнес обязательно пойдет в рост.

Финансовые итоги:

Итак, теперь можно подводить некоторые итоги бизнеса:

  • оформление документов – от 30 000 рублей;
  • аренда помещения – от 30 000 рублей в месяц;
  • ремонт – от 200 000 рублей;
  • оплата труда персонала – от 150 000 рублей;
  • покупка оборудования – от 300 000 рублей;
  • реклама – от 40 000 работ.

После появления стабильных заказов месячный доход может составлять от 700 000 рублей.

Вывод

Бизнес на организации праздников может быть прибыльным. Главное – подобрать хороший коллектив и наработать клиентскую базу. При этом на начальном этапе от вас потребуются определенные капитальные вложения – от 500 000 рублей.

Какое помещение выбрать

Вам обязательно понадобится офис. Он должен быть в центре города, а не на окраинах или в заводском районе. Поначалу можно сэкономить, приглашая клиентов к себе домой или назначая встречи в кафе, но в итоге вам все равно нужно будет хорошее помещение, которое подчеркнет ваш статус, как солидной конторы.

Помещения размерами в 25-30 квадратных метров вполне достаточно для ведения успешной деятельности. Вам нужно будет сделать ремонт в нем, оформив в ярких, привлекательных тонах. Мы рекомендуем пригласить для оформления опытного дизайнера — все должно быть сделано профессионально и гармонично.

Для того чтобы начать, вам нужно будет закупить удобный диванчик, стол, кресла, стулья, пару компьютеров, телевизор для демонстрации различных фотографий и видео, принтер и факс. Ориентировочно на обустройство офиса вам придется потратить порядка 100 тысяч рублей плюс еще 100 тысяч на его ремонт.

Также для ведения бизнеса вам понадобится специализированное оборудование и декорации. Но не стоит покупать дорогие ди-джейские пульты или большое количество нарядов для свадьбы — их можно взять в аренду при необходимости. Когда вы поймете, что оборудование вам действительно нужно постоянно и оно себя окупит, то тогда и покупайте его.

Для работы вам может понадобиться следующий список вещей:

  1. Недорогой микшер.
  2. Хороший дистанционный микрофон.
  3. Качественные колонки.
  4. Усилитель.
  5. Ноутбук.
  6. Комплект светомузыки.

На закупку этого вам придется потратить порядка 150 тысяч рублей. Впоследствии вам, скорее всего, понадобится качественный зеркальный фотоаппарат и видеокамера, но на первых этапах лучше просто нанимать хороших фотографов и операторов со своей техникой.

Помещение вам понадобится для создания офиса и хранения реквизита

Подбор персонала

Итак, вы уже точно определились, что хотите заняться организацией праздников как бизнес: с чего начать, как преуспеть в этом нелегком деле? Если на первых этапах вы сможете работать в одиночку, то по мере развития вам гарантировано понадобятся помощники. Вам придется нанять:

  1. Менеджера. Он будет принимать звонки, разъяснять различные вопросы клиентам, оформлять заказы и следить за их исполнением. Заработная плата такого менеджера обычно устанавливается на уровне 10 тысяч + определенный процент с каждого заказа.
  2. Оформитель. Этот человек будет заниматься декорированием залов, заказом костюмов, цветов и пр. Обычно оформители получают определенный процент с каждого заказа, но зачастую его дешевле оформить на постоянную зарплату.
  3. Водитель со своим автомобилем. Вам придется постоянно что-то возить с места на место, поэтому без машины будет сложно. Можно просто нанять водителя с транспортом на ЗП в 10-15 тысяч.

Параллельно с наймом сотрудников вам нужно будет наладить связи с прочими людьми, обслуживающими мероприятия. Ищите контакты частных фотографов, видеооператоров, ведущих, музыкантов, артистов, ди-джеев, встречайтесь с ними, оценивая их возможности и уровень цен. Вам не нужно нанимать этих людей в штат, по крайней мере, на первоначальном этапе. Просто договаривайтесь с ними о сотрудничестве и просите льготные цены, как для постоянного клиента, а не для частного лица.

Подбирайте различные коллективы и ведущих для организации праздников и корпоративов

Исполнителей следует разделить по стоимости. К примеру, рядовой тамада из дома культуры запросит за свои услуги порядка 7 тысяч рублей. Креативный ведущий, который разработает для праздника уникальный сценарий, обойдется вам в 10-12 тысяч рублей, а элитные исполнители могут потребовать за вечер 30 и более тысяч.

В любом случае вам нужно “накручивать” на исполнителях порядка 15 процентов. Они сделают вам скидку в 10%, еще 5 вы возьмете за свое имя, не превысив средних цен по городу. Это позволит вам успешно конкурировать с частниками и другими игроками рынка.

Маркетинг

Грамотный пиар и реклама очень важна для начинающего event-агентства. Также вам нужно будет составить максимально продуманную маркетинговую программу, которая будет привлекать к вам клиентов и переводить их в разряд постоянных.

Обратите внимание: реклама подобных агентств практически всегда “сарафанная”. Практически 85 процентов посетителей обращаются в компанию, послушав советы своих друзей, родственников и коллег.

Именно поэтому вам нужно следить за каждым клиентом и полностью удовлетворять их желания. В противном случае о вас поползут дурные слухи и бизнес окажется под угрозой закрытия.

Рекламу оформления праздников как бизнес можно начинать по традиционной схеме — за месяц до открытия запустить объявления в местных СМИ, социальных сетях, форумах, городских группах. Перед открытием провести небольшую презентацию, пригласить к себе журналистов с местных каналов. После открытия запустить классическую наружную рекламу: брошюры, листовки, баннеры, вывески и пр. Создайте собственный сайт, выложите на нем актуальную информацию о своих услугах, добавьте красочные фотографии с прошедших мероприятий и цены на свои услуги. Своим клиентам предлагайте скидки, создайте интересную дисконтную систему, чтобы заинтересовать посетителей и привязать их к себе.

Многие считают, что бизнес по организации детских и взрослых праздников сезонный, но на самом деле при правильном планировании у вас всегда будут клиенты. Выберите все крупные фирмы города, узнайте, когда у них юбилеи создания или дни рождения директоров, предложите им свои услуги. Сотрудничайте со школами и детскими садами, различными кружками и спортивными секциями — фронт работ в этой области действительно огромный.

При правильной организации вы сможете добиться постоянных заработков

Прибыль

Сколько можно заработать, занимаясь подобным бизнесом? Детальный бизнес-план организации праздников составить практически невозможно — здесь все зависит от ваших коммуникативных навыков, идей и желания работать. Но следует понимать, что поначалу бизнес вряд ли будет приносить постоянную прибыль. Открываться лучше всего весной — за пару месяцев вы получите несколько отзывов и сможете захватить период выпускных, свадеб и летних корпоративов. Затем осенью вы переключитесь на дни рождения и войдете в зиму с празднованием Нового года и Рождества, набив себе постоянную клиентуру.

Стартовых вложений вам понадобится порядка 300 тысяч, если все делать официально и сразу же открывать офис. Но на деле вы вполне можете работать и без него, создавая себе репутацию и нарабатывая базу клиентов. В первые месяцы вы вряд ли сможете получить больше 3-4 заказов в месяц. В среднем один заказ будет составлять 35 тысяч, что принесет вам “чистых” денег около 7-10 тысяч (до 30 000 в месяц). Но в итоге при правильном подходе вы сможете организовать постоянный поток клиентов и вам наверняка придется нанимать персонал, чтобы успевать все организовывать.

Опыт подобных агентств показывает, что стабильную прибыль компания начинает получать через год работы. За это время вы сможете детально изучить рынок, наладить нужные связи, получить контакты организаций и создать собственную сеть клиентов. Затем ваше имя будет работать на вас — в вашу фирму будут обращаться все новые и новые посетители.

Будьте креативными, предлагайте новые идеи и клиенты у вас будут всегда!

Несколько нюансов

Итак, вы уже знаете почти все об этом виде бизнеса и наверняка готовы приступить к работе. Первым делом изучите конкурентов и имеющийся рынок, чтобы четко представлять, с чем вам придется бороться и как функционировать. Определитесь, будут ли вашим приоритетом общие event-услуги или организация детских праздников. С чего начать бизнес после анализа рынка? Рекомендуем вам начать с обхода местных детских садов и школ. Предлагайте свои услуги по организации, договаривайтесь о сотрудничестве с заведующими и директорами. Один детский праздник приносит обычно 30-35 тысяч рублей валового дохода. Умножьте эту цифру на количество детских садов и вы получите достаточно внушительные цифры.

Помните, что это достаточно сложный бизнес, который покорится лишь тем, кто действительно хочет в него войти. Вам придется много общаться с людьми, продумывать сценарии, обсуждать проведение мероприятий, все менять в последний момент и тратить свои нервы. Но если вам нравится такая жизнь, то вы всегда сможете добиться успеха!

Нюансы отрасли

Поскольку немногие предприниматели знают, что представляет собой организация праздников как бизнес, с чего начать, как преуспеть и добиться признания среди клиентов вам посоветуют опытные коммерсанты. Приступать к реализации планов следует лишь после вдумчивого анализа этой сферы и учета возможных нюансов, которые могут повлиять на развитие и окупаемость проекта. Итак, попробуем выяснить достоинства и возможные сложности стартапа.

Идея открытия агентства по организации праздников очень интересна и может стать основой хорошего бизнес-проекта

Сама сфера деятельности имеет несколько направлений. Это может быть проведение детских праздников, различных торжественных мероприятий, обслуживание корпоративных вечеринок или тренингов. Нужно заметить, что независимо от выбранного формата бизнеса, успеха может достичь лишь те, кто готов к постоянным вложениям и росту компании, а также способен творчески мыслить и иметь неординарный подход к поставленной задаче.

Профессионалы советуют подыскать надежного партнера, занятого в той же либо смежной отрасли. Этот шаг поможет вам сэкономить на запуске стартапа. Например, можно сотрудничать с компанией, предлагающей услуги по предоставлению декора для оформления, коллективами, оказывающими музыкальное сопровождение, актерами театра. Оптимально подыскать партнеров, уже имеющих хорошую репутацию – ведь так вы поднимите престиж собственного предприятия.

Еще одной рекомендацией, как открыть свое агентство по организации праздников с нуля, станет концентрация на выбранной сфере деятельности. Многие неопытные бизнесмены стараются охватить внушительную аудиторию и разрабатывают технически сложные и разнонаправленные задачи. Но отсутствие опыта, инвентаря и готовых наработок может негативно повлиять на имидж компании. Согласитесь, медленное и упорное продвижение к успеху гарантирует стабильный рост популярности и доходов, а единственный проваленный заказ обязательно оставит негативный след.

Бюрократические моменты

Чтобы избежать распространенных ошибок, потребуется грамотная разработка концепции проекта, будь это проведение офисных вечеринок или организация детских праздников. С чего начать бизнес? Эксперты в этом вопросе сходятся во мнении, что составив бизнес-план вашего начинания, можно заняться оформлением необходимых бумаг.

Оформление деятельности компании и получение полного пакета разрешений целесообразно доверить профессионалам-юристам

Первым шагом должен стать поход в налоговую службу и регистрация там ИП или АО. Как показывает практика, целесообразным будет оформление юридического лица. Ведь это дает право работы с другими предприятиями и организациями. Хотя, конечно, такая процедура займет довольно много времени и потребует сбора внушительного пакета документов.

Далее, вам нужно встать на учет в ПФР и другие социальные инстанции, а также документально оформить прохождение процедуры регистрации в фонде общеобязательного медицинского страхования.

Подобная деятельность не предусматривает получения лицензии. Хотя обязательным этапом станет посещение санитарно-эпидемиологической станции и пожарной охраны, чтобы получить разрешение этих организаций на функционирование помещения. Здесь уместно поручить сбор всех бумаг фирме-посреднику, такое решение заметно сократит потерю времени на решение юридических вопросов. Обычно подобные услуги по оформлению предприятия оценивают от 150 000 рублей.

Подбираем офис

Следующим вопросом, который встанет на повестке дня перед тем, как открыть агентство по организации праздников, будет поиск подходящего помещения. Здесь вы должны хорошо продумать местонахождение вашего офиса. Оптимально, чтобы он находился среди скопления возможных заказчиков. Например, приемную компании, ориентированной на организацию мероприятий для детей, уместно планировать в спальном районе, неподалеку от детских садов и школ либо в крупном развлекательном комплексе. Если вы собираетесь проводить корпоративные встречи, лучше всего подойдет здание бизнес-центра в деловом районе города.

Открывать офис агентства нужно людных местах, а также следует учитывать концентрацию там ваших потенциальных клиентов

Непременно следует учесть возможность заказчиков беспрепятственно добраться до вашей компании. Поэтому старайтесь подыскать строение, расположенное на месте удобной транспортной развязки и заметное для прохожих. Обустроенная парковка и аккуратная прилегающая территория станут дополнительным плюсом такого здания. Как правило, в небольших городах аренда подобной площади в 20–50 кв. м. может составить от 12 000 до 65 000 рублей, учитывая населенный пункт и местоположение помещения.

Обустраиваем рабочее место

Еще одним важным пунктом, который должен включать в себя бизнес-план организации праздников, будет приобретение офисного и рабочего оборудования, а также расходы на косметический ремонт и декор помещения. К слову, затраты на проведение оформительских работ можно заложить минимальные, достаточно будет и 50 000 рублей. Если вам повезет подыскать помещение в хорошем состоянии, эту статью расходов можно опустить вовсе. Перечень закупки офисной мебели и техники будет следующим:

  • рабочий стол (2) – 24 000;
  • стул (4) – 8 500;
  • шкаф для бумаг (2) – 16 000;
  • тумба мобильная (4) – 8 000;
  • напольная вешалка (1) – 1 500;
  • компьютер (2) – 30 000;
  • многофункциональный цветной лазерный принтер (1) – 60 000;
  • офисная АТС (2) – 16 000;
  • Wi-Fi роутер (1) – 12 000.

Общая сумма на меблировку и оснащение офиса выйдет в районе 176 000 рублей. Учитывая, что еще предстоят затраты на приобретение дорогостоящей аппаратуры, вы можете уменьшить указанную сумму наполовину, совершив покупку подержанной техники. Далее, поговорим о закупке специального оборудования для выполнения текущих заказов.

Если вы планируете сделать ставку на организацию праздников для самых маленьких, ваш офис может выглядеть и так

Здесь все зависит только от направления проведения деятельности. Само собой, на балансе вашего предприятия может значиться несколько самых необходимых для работы позиций. Например, обязательно приобретение осветительной и звуковой техники. Также понадобится аппаратура для проведения фото и видеосъемки.

Еще одним из дорогостоящих, но необходимых приобретений станет грузопассажирский автобус, например, «Газель». Хотя некоторые специалисты рекомендуют на первое время воздержаться от подобной покупки, а ограничиться приемом на работу шофера, владеющего собственным транспортом.

Собственно, эта часть затрат наиболее масштабна. В среднем, приобретая новую технику, приготовьтесь запастись минимум 550 000 рублей. Конечно, можно немного сэкономить и брать оборудование в лизинг либо работать по предварительно заключенному контракту с другой компанией, имеющей собственную аппаратуру. Однако вы должны помнить, что для каждого торжества потребуется отдельная аренда костюмов, инвентаря, украшений и реквизита, поскольку закупить необходимое количество этих вещей порой невозможно. Особенно если принято решение проводить детские праздники, ведь там предполагаемый перечень оснащения может быть бесконечным.

Ищем сотрудников

Важно сразу определиться, какие вакансии вы откроете. Вообще, работа такой направленности охватывает множество профессий, занятых в различной сфере деятельности – нужны музыканты, танцовщики, ведущие, сценаристы, аниматоры и многие другие артисты. Поэтому начинающей компании целесообразно остановиться на выборе нескольких ключевых должностей, без которых дальнейшее функционирование невозможно. При этом желательно найти соискателей, совмещающих работу в нескольких направлениях.

Необходимый минимум сотрудников, набранных в штат, должен выглядеть так:

  • администратор для работы с клиентами – 22 000;
  • креативный менеджер (написание сценариев, ответственность за костюмы и реквизит) – 22 000;
  • декоратор (украшение помещений, гримировка артистов) – 20 000;
  • ведущий праздников – 20 000;
  • шофер – 20 000;
  • бухгалтер – 16 000.

Что касается укомплектования штата персонала людьми творческих специальностей, эксперты рекомендуют не брать их на постоянной основе, а заключать договора о временном сотрудничестве по мере необходимости. Так, вы сможете существенно сэкономить на регулярных выплатах заработной платы и рассчитываться лишь по факту выполнения разового заказа.

Вам стоит принять в штат нескольких специалистов, а с основной массой артистов сотрудничать по мере необходимости

Поиск нужных артистов и обсуждение всех условий работы и ее оплаты – задача вашего креативного менеджера. Ему целесообразно обратить внимание на соискателей этой сферы услуг, ищущих разовые подработки, а также сотрудников учреждений культуры, например, театров или цирка. При этом ваша компания может обсудить с ними условия проката их костюмов и реквизита.

Формирование списка услуг и маркетинг

Чтобы приступить к началу рабочего процесса, бизнес-план агентства по организации праздников должен иметь содержательное описание перечня предлагаемых услуг и указание их стоимости. При этом вам нужно разработать общий список оказываемого сервиса и несколько детальных сценариев на проведение конкретного мероприятия. Скажем, агентство предлагает клиентам возможность выбрать один из готовых планов прохождения праздника или составить собственный проект на основании предпочтений заказчика, оформить место прохождения торжества, провести фото или видеосъемку.

Неплохим рекламным ходом станет масштабная презентация вашей компании для жителей города

Такие документы разрабатывают с учетом выбранного направления деятельности. Начинающим бизнесменам можно посоветовать ориентироваться на оказание услуг, имеющих спрос на протяжении всего года. То есть, если вы остановились на детском праздничном агентстве, следует охватить сразу несколько возможных направлений работы. Это дни рождения, открытия и презентации, а также утренники. На каждый из возможных вариантов нужно разработать несколько типов сценария, например, с учетом разных возрастных групп.

Что касается маркетинговой политики, тут не следует экономить и по возможности провести масштабную PR-акцию. Для этого уместно обратиться в рекламное агентство, чтобы для вас разработали индивидуальную программу рекламной стратегии.

Нужно распространять среди жителей города буклеты, содержащие информацию о вашем заведении, заказать наружную рекламу и вывеску. Хорошо охватить и сетевой сегмент возможных клиентов, создав собственный сайт. Там же вы сможете размещать портфолио. Также неплохо сработают информационно-рекламные сюжеты на телевидении и в печати. Возможно, стоит задуматься о проведении презентации агентства для широкой аудитории зрителей. Так, заказчики смогут оценить уровень профессионализма компании.

Анализ окупаемости проекта

Составим условную смету стартовых инвестиций в бизнес. Включим такие статьи расходов:

  • оформление – 150 000;
  • ремонт – 50 000;
  • оборудование – 726 000;
  • иные расходы – 184 000.

Начинать бизнес можно, имея сумму в 1 110 000 рублей, хотя, как мы говорили, оценка каждой позиции может сильно различаться. Все зависит от выбранного формата работы.

Узнаем, во сколько обойдется текущее содержание агентства. Список такой:

  • аренда – 180 000;
  • зарплата – 1 440 000
  • прокат костюмов и реквизита – 1 000 000;
  • выплаты артистам – 800 000
  • налоги – 288 000;
  • другие расходы – 212 000.

Текущие годовые затраты будут варьироваться в пределах 3 920 000 рублей. Ваш потенциальный доход за год будет составлять приблизительно 4 800 000 р. Тогда прибыль будет равна 880 000 рублей. Такие цифры говорят о полной окупаемости проекта за шестнадцать месяцев.

Несмотря на то, что такая работа является творческой, вам непременно нужно подробно просчитать, насколько проект окажется выгодным и доходным

Вам следует обратить внимание на условность всех подсчетов, ведь этот бизнес полностью зависит от профессионализма компании и спроса населения на услуги такого рода.

Учитывая, что проведение вечеринок, свадеб и корпоративных мероприятий возможно практически в любое время года, ваш проект может стать очень прибыльным деломНеплохо будет заключить соглашения с другими компаниями, работающими в смежной сфере, так вы существенно сэкономите на реквизите и расходных материалахПланируя проведение детских утренников и дней рождения, нужно позаботиться о приобретении самого необходимого реквизита, аппаратуры и костюмовСледует продумать, какие услуги вы сможете предложить своим заказчикамНесмотря на то, что такая работа является творческой, вам непременно нужно подробно просчитать, насколько проект окажется выгодным и доходнымНеплохим рекламным ходом станет масштабная презентация вашей компании для жителей городаВам стоит принять в штат нескольких специалистов, а с основной массой артистов сотрудничать по мере необходимостиЕсли вы планируете сделать ставку на организацию праздников для самых маленьких, ваш офис может выглядеть и так Открывать офис агентства нужно людных местах, а также следует учитывать концентрацию там ваших потенциальных клиентов Оформление деятельности компании и получение полного пакета разрешений целесообразно доверить профессионалам-юристам Идея открытия агентства по организации праздников очень интересна и может стать основой хорошего бизнес-проекта

Детский праздник – что может быть веселее, увлекательнее и радостнее, чем это событие. Родители хотят сделать день рождения или иную важную дату для своего малыша запоминающейся. Благо, что сегодня компаний, предоставляющих подобные услуги, предостаточно. Начинающие предприниматели все чаще обращают внимание именно на эту сферу бизнеса, потому что она не требует серьезных вложений, а креатив и фантазия способствуют быстрому продвижению дела. Бизнес-план по организации детских праздников – это не только составление сценариев и подготовка шоу. Сюда входит полноценный анализ рынка, определение уровня конкуренции, создание собственных конкурентных преимуществ, поиск аниматоров и многое другое. В итоге при правильной организации бизнеса он способен окупиться в короткие сроки и приносить неплохой доход.

Бизнес на организации праздников для детей: актуальность, плюсы и минусы идеи

С каждым годом актуальность услуг по организации детских праздников возрастает. Это объясняется несколькими факторами:

  1. Увеличение рождаемости – начиная с 2010 года население России неуклонно растет. Ежегодно рождается около 2 млн детей.
  2. Стабильность – экономическая ситуация в стране довольно стабильная, заработные платы пусть не резко, но все же увеличиваются, что позволяет людям откладывать на отдых. Для семейных пар с детьми досуг в первую очередь представляет собой посещение развлекательных мероприятий для малышей.
  3. Доступность – критерий частично складывается из предыдущего, а также из невысоких цен на организацию детских праздников.

В совокупности факторов можно предположить, что 80% семей могут позволить преподнести такой подарок своему ребенку, а более половины людей именно так и поступают. Востребованность компаний и частных аниматоров настолько высока, что запись осуществляется на недели, а иногда и месяцы вперед. Особенно это касается предновогодних праздников и летнего периода.

Положительные стороны бизнеса:

  1. Востребованность – если раньше дети видели клоунов и аниматоров только в цирке или на общегородских представлениях, то сегодня за небольшие деньги веселые персонажи лично посещают детей и дарят им радость.
  2. Клиентская база – при качественной работе, широком наборе сценариев и приемлемой цене предприниматель быстро набирает постоянных клиентов, обеспечивая регулярный доход без простоев.
  3. Прибыль – организация праздников не требует огромных вложений, как другие виды бизнеса. Нет необходимости в ежемесячных закупках товара, возврате просроченной продукции и т. д. Достаточно один раз закупить или пошить на заказ костюмы, а впоследствии лишь обновлять реквизит. В первое время можно обойтись даже без офиса и заключать сделки исключительно по телефону, а встречи с клиентами проводить в кафе. Отсюда и складывается высокий показатель чистой прибыли при минимальных вложениях.
  4. Отсутствие границ заработка – бизнесмен может зарабатывать ровно столько, насколько ему хватает креатива и фантазии. Некоторые ограничиваются 2–3 заказами в неделю, а другие организовывают по 15–20 выступлений за этот же период, сотрудничая с несколькими группами аниматоров или оформляя их в качестве постоянных сотрудников.
  5. Работа, приносящая радость – немаловажный фактор для творческих людей. В этом случае деятельность по организации детских праздников станет не ежедневной рутиной, а хобби с неплохой прибылью.

Отрицательные стороны:

  1. Конкуренция – главный минус бизнеса. В каждом среднем и крупном городе уже имеется ряд известных фирм по организации детских праздников. Превзойти их на старте не получится, потому что у новичка нет ни репутации, ни известности в этом направлении. Предпринимателю предстоит нелегкая работа по продвижению своего проекта, наработке клиентской базы и созданию конкурентных преимуществ.
  2. Персонал – количество сотрудников и формат работы напрямую зависит от предполагаемого масштаба бизнеса. Но в любом случае неквалифицированные аниматоры могут серьезно испортить репутацию новому игроку на рынке, поэтому нужно максимально ответственно подходить к формированию штата работников. На первое время имеет смысл заключать разовые договоры на проведение праздничных мероприятий с известными аниматорами города. В последующем лучше набрать собственную команду, для которой успех бизнеса будет так же не безразличен, как и для руководителя.
  3. Отсутствие спроса на услуги – причиной могут служить несколько факторов: завышенные цены, отсутствие рекламы, приевшиеся образы и сценарии, неудовлетворительная работа аниматоров, жалобы и негативные отзывы в сети от клиентов. В итоге проработавшего 1–2 месяца предпринимателя может ждать незавидная участь в сфере детских праздников.

Справка. Прежде чем переходить к организационным вопросам бизнеса и зарабатыванию денег, следует провести анализ рынка, выявить потребности клиентов, определить среднюю стоимость шоу и затраты на реквизит, рассчитать предположительные расходы и доходы. Только лишь на основе полученных сведений можно переходить к практике, если выявлена потенциальная прибыль проекта.

Анализ рынка

Целевая аудитория

ЦА бизнеса по организации детских праздников – дети и их родители. И здесь есть небольшая хитрость. Многие начинающие бизнесмены ошибочно полагают, что если мероприятие оплачивается из кармана родителей, то и рекламная кампания должна быть направлена строго на взрослых. Отсюда неверно создаются ассоциативные ролики, рекламная продукция размещается в местах, недоступных для детей и т. д. В большинстве случаев все попытки пиара остаются незамеченными – родители игнорируют рекламу, а дети ее просто не видят.

Именно поэтому главная целевая аудитория – дети. Всю рекламную кампанию необходимо направлять именно на них, размещать продукцию в местах, где малыши обязательно заметят информацию, а уж затем непременно донесут ее до родителей. Причем сделают это таким способом, что взрослые не смогут отказать своим чадам в проведении праздника.

Ценовая политика

Стоимость организации праздничных мероприятий – понятие растяжимое. Все зависит от продолжительности программы, количества задействованных аниматоров и реквизитов.

Ориентироваться следует как на затраты при проведении шоу и расчета потенциальной выгоды, так и на средние расценки по городу.

Приблизительный прайс может выглядеть следующим образом (руб.):

  • 2 500–3 500 – программа 30 минут с участием одного аниматора;
  • 6 000–7 000 – то же самое, но с участием животных или птиц;
  • 9 000 – программа 1 час с участием 2–3 аниматоров (допускается использование животных);
  • 15 000–20 000 – групповое представление от 7–10 детей.

Кроме этого, ценовой сегмент шоу можно разделить на:

  • «премиум»;
  • «стандарт»;
  • «эконом».

Для каждого варианта выстраивается своя цена, удовлетворяющая запросы клиентов.

Оценка уровня конкуренции и рисков

Провести анализ конкурентов не так сложно. Аниматоров-одиночек, для которых этот вид деятельности является подработкой, можно не учитывать. Во внимание берутся только фирмы и индивидуальные предприниматели, имеющие штат сотрудников и предлагающие широкий набор программ.

До 90% всех конкурентов можно вычислить через интернет – Яндекс или Гугл карты, 2Гис, региональные печатные издания.

На основе полученной информации формируется список из самых популярных агентств и ИП, оказывающих услуги по организации детских праздников, а также определяется формат их деятельности.

Что учитывается в работе конкурентов:

  • ценовой сегмент;
  • количество программ;
  • качество и количество реквизита;
  • наличие животных в шоу и других оригинальных шагов;
  • штат сотрудников;
  • специфика работы – заключение договоров со всеми, включая физические лица, или сотрудничество только с образовательными учреждениями и выступление на городских мероприятиях.

Полученной информации достаточно для определения уровня конкуренции, возможностей других фирм и формирования собственных конкурентных преимуществ.

Несмотря на множество положительных сторон бизнеса по проведению детских праздников, деятельность сопряжена с некоторыми рисками:

  • Снижение спроса на услуги – риск связан с высокой конкуренцией, а также с благосостоянием населения. Повышение цен на продукты, коммунальные услуги и отсутствие роста заработных плат напрямую отражается на количестве заказов в меньшую сторону.
  • Длительная окупаемость проекта – при недостаточной рекламной кампании раскрутка бизнеса может затянуться на месяцы, в течение которых в проект вкладываются силы, время и средства, но он по-прежнему не окупается.
  • Иные факторы, не зависящие от предпринимателя (изменения в законодательстве, повышение налоговой ставки).

Фактор сезонности

Бизнес по организации детских праздников условно можно назвать сезонным. Особенно это заметно в преддверии новогодних каникул. В этот период спрос на аниматоров в виде Деда Мороза, Снегурочки и сказочных персонажей возрастает в десятки раз, поэтому можно заработать за несколько недель 3-месячную выручку.

Кроме этого, имеется еще несколько пиковых периодов в году:

  • конец зимы и начало весны, выпадающие на проведение Масленицы;
  • май – выпускные в детских садах;
  • сентябрь – начало года в детских учреждениях;
  • конец октября – празднование Хэллоуина.

Это все относится к заказам от государственных и частных структур, которые совместно с родителями хотят порадовать детей. Заказы на проведение дней рождения не зависят от сезонности и поступают регулярно в течение всего года.

Справка. Ошибочно думать, что организация детских мероприятий предусматривает работу только по выходным и праздничным дням, потому что в будни дети заняты учебой. На практике поздравления на день рождения заказывают именно в тот день, когда родился ребенок. Малышу не объяснишь – «сегодня у тебя праздник, но это понедельник, все на работе, поэтому давай отметим день рождения в субботу, когда родственники и друзья смогут собраться». Заказов у аниматоров предостаточно в любое время.

Организация бизнеса по шагам

Регистрация деятельности

Ответ на вопрос, с чего начать бизнес по проведению детских мероприятий, всегда один – регистрация в качестве предпринимателя. Это может быть ИП или ООО. Если опыта в данной сфере нет, а масштаб проекта предусматривает штат сотрудников не более 4–6 человек, то целесообразнее зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя.

Процедура проста:

  • подготовка документов – паспорт, ИНН, заявление, оплаченная квитанция госпошлины (800 рублей);
  • обращение в налоговую службу;
  • указание кодов ОКВЭД;
  • выбор системы налогообложения;
  • подача документации.

В течение 5 дней можно забирать свидетельство о предпринимательской деятельности.

Коды ОКВЭД:

  • 93.29 – развлекательная деятельность;
  • 96.09 – персональные услуги, не указанные в других группировках;
  • 74.20 – деятельность, связанная с фотографированием.

Система налогообложения – УСН 6%.

Аренда помещения

Офис в бизнесе по организации детских праздников играет второстепенную роль. Многие предприниматели, работающие в этой сфере, утверждают, что можно успешно начать работу вообще без помещения.

На практике это возможно, если хранить реквизит и принимать заказы дома, а встречаться с клиентами в общественных местах, демонстрируя портфолио на планшете или ноутбуке. Насколько это удобно и практично, каждый решает сам.

Преимущества офиса:

  • статус предпринимателя;
  • комфорт работы;
  • возможность демонстрации выполненных работ, программ и реквизита;
  • удобное место для хранения реквизита;
  • наличие постоянного рабочего места вдали от близких, которые тем или иным образом могут сорвать переговоры.

Требования к помещению стандартны:

  • площадь – 15–20 кв. м;
  • наличие небольшого складского помещения для реквизита;
  • свежий косметический ремонт;
  • наличие необходимой офисной мебели для работы;
  • расположение – центр города или оживленный микрорайон.

Несмотря на то что более 50% заказов будут поступать через интернет и по телефону, наличие собственного офиса создаст хорошее впечатление о руководителе.

Составление перечня услуг компании

Количество программ зависит от предпочтений предпринимателя. Естественно, что чем больше, тем лучше, но, как говорится, «перебарщивать» тоже не стоит. Часть программ можно позаимствовать у конкурентов, остальное – придумать самостоятельно.

Справка. Более 50% всех шоу-программ развлекательных агентств идентичны друг другу. Плагиатом это назвать нельзя, поэтому смело можно использовать наработанные схемы.

Написание собственных сценариев – отличный шаг к успеху. Если опыт в этой области отсутствует, то можно пригласить сценаристов и писателей. Единожды написанные успешные программы приносят доход на протяжении нескольких лет.

Что должно быть обязательно:

  • программы с известными мультипликационными героями (Лунтик, Маша и медведь, Смешарики, диснеевские персонажи) – мероприятия предназначены для младшего детского возраста;
  • шоу мыльных пузырей;
  • программа «Юный алхимик» – представляет собой оригинальные фокусы на основе знаний химии;
  • квесты и интеллектуальные игры для детей 10–12 лет;
  • дискотека и световое шоу;
  • праздничный салют.

В дополнение можно разработать индивидуальные программы на основе предпочтений ребенка, его возраста и интересов, что уже заранее обговаривается с родителями.

Покупка оборудования

Приобретение оборудования для офиса не предусматривает сложностей. Необходимо купить комплект мебели и офисной техники. Нелишним будет широкоформатный телевизор или проектор для демонстрации портфолио или отдельных моментов программы.

Кроме этого, потребуются костюмы. Их можно сшить на заказ или купить в готовом виде, что по цене практически не отличается. Заказывать лучше тех персонажей, которых невозможно найти в свободной продаже.

Разработка сценариев и покупка реквизита

Конкретный перечень и объем реквизита зависит от разработанных программ и утвержденных образов. Обязательно требуется качественная акустика с микрофоном и светомузыкой.

На начальном этапе сценарии могут разрабатываться профессионалами, но в будущем руководитель бизнеса в любом случае вникнет в суть процесса, поймет актуальность той или иной программы и необходимость доработки. Писать самостоятельно сценарии намного проще, чем это может показаться на первый взгляд, а проработав в сфере детских праздников хотя бы полгода, все становится предельно понятным.

Несложно догадаться, что основные действующие лица в фирме по организации детских праздников, это аниматоры. На начальном этапе следует пригласить к сотрудничеству 3–4 человек. Их можно оформить как на постоянную работу, так и по совместительству, если люди параллельно заняты в других проектах.

Справка: лучше всего иметь собственный штат сотрудников, чтобы одни и те же люди не участвовали у конкурентов, и у вас.

Требования к аниматорам:

  • опыт работы;
  • возраст до 35 лет (можно и старше, что зависит от формата имеющихся сценариев);
  • приятная внешность;
  • коммуникабельность.

Кроме этого, в офис потребуются 1–2 сотрудника для ведения отчетности, приема звонков, а также курирования проектов.

Финансовые расчеты

Инвестиции в проект

Затраты на страте (в рублях):

  • 10 000 – регистрация предпринимательской деятельности и оформление дополнительных бумаг;
  • 35 000 – заключение договора аренды (авансовый платеж);
  • 50 000 – ремонт помещения;
  • 100 000 – приобретение офисного оборудования;
  • 250 000 – закупка костюмов и реквизита;
  • 100 000 – реклама;
  • 25 000 – оплата услуг по разработке сценариев и программ;
  • 20 000 – непредвиденные расходы.

Итог: 590 000 рублей.

Текущие расходы

Затраты в первый месяц работы:

  • 35 000 – аренда;
  • 10 000 – коммунальные услуги (офис);
  • 70 000 – заработная плата офисным сотрудникам.

Зарплата аниматоров будет сдельной, поэтому в общих расходах не указывается.

Итог: 115 000 рублей.

Доходы, расчет прибыли и срок окупаемости

Доход бизнеса по организации детских праздников складывается из объема и стоимости заказов.

Средний ценник мероприятия – 6 000 рублей. Количество шоу в неделю – 12–15.

Общий доход в месяц – 360 000 рублей.

Из этой суммы вычитаются обязательные расходы – 360 000-115 000=245 000 рублей.

Около 145 000 уходит аниматорам на заработную плату (4–5 человек), а также на обновление реквизита.

Чистый доход предпринимателя составляет 100 000 рублей.

Для старта бизнеса такой показатель является выше среднего. В перспективе общий доход, как и чистая прибыль, увеличиваются от месяца к месяцу.

Срок окупаемости проекта при учете всех вложений, периодических трат на рекламу и реквизит – от 8 месяцев до года.

Планируя бизнес по организации детских праздников, следует учитывать десятки нюансов и тонкостей, при игнорировании которых проект окажется убыточным уже на стадии открытия. Грамотно составленный бизнес-план, подробные финансовые расчеты и заранее заготовленные сценарии избавят от многих проблем, касающихся неверного распределения средств.

Организация любого бизнеса прежде всего требует нацеленности на конкретную аудиторию, которой будет интересен предлагаемый товар или услуга.

Агентство по организации праздников довольно востребованная бизнес-идея, но и имеет серьезную конкуренцию.

Итак, само название агентства подразумевает именно организацию праздников.

Поэтому осуществлять организацию можно следующих мероприятий:

  • свадьбы;
  • юбилейные вечера и дни рождения;
  • разнообразные праздники, которые отмечаются многими людьми (8 марта, 23 февраля, новый год и другие);
  • корпоративные праздники и вечера;
  • организация проведения форумов.

Конечно, можно найти еще большое количество разнообразных праздников, которые можно организовать для конкретного круга лиц.

Оказываемые агентством праздников услуги

После определения целевой аудитории или объединения нескольких групп людей в единую аудиторию можно приступать к решению вопроса о предоставляемых услугах.

Лучше всего оказывать сразу большой спектр услуг, это значительно улучшит рейтинг агентства и повысит прибыль от организации мероприятий.

На первом месте при организации праздников всегда стоит очень важная часть – ведущий. Без него не обходится ни один праздник, поэтому люди часто ищут именно его.

Скорее всего, в агентство, которое не предоставляет услуги ведущих, будут обращаться гораздо реже обычного.

На втором месте при организации праздника стоит видеосъемка или фотограф. Этот пункт также является обязательным.

Празднующим хочется запечатлеть прошедшее мероприятие в фотографиях и видеозаписях.

От пункта с фотографиями есть небольшое ответвление, которое включает в себя индивидуальную фотосессию.

Эта услуга может служить еще одним плюсом компании, так как фотосессию могут заказывать не только на праздники.

Следующим в списке стоит музыкальное сопровождение праздника. Без музыки, как говорится, «далеко не уедешь». Эту поговорку надо помнить всем организаторам.

Лучше придумать как организовать музыкальную часть в празднике, иначе клиенты могут пойти в другое агентство.

Последние три пункта относятся к хозяйственным деталям, которые не носят обязательный характер, но их присутствие значительно поднимет возможность обзавестись клиентами.

Оформление залов является довольно популярной часть организации праздника.

Люди доверяют агентству оформление какого-либо помещения в тематике празднике:

  • гелиевые шары,
  • различные ленты,
  • прочие украшение.

Кроме этого, можно предоставлять клиентам услугу аренды праздничных аксессуаров. То есть, агентство закупает различные аксессуары в небольшом количестве.

Клиенты часто выбирают именно аренду аксессуаров, так как они понадобятся только во время праздника, значит платить большие деньги за вещь, используемую один раз, они не будут.

Последней хозяйственной частью является заказ ресторана и подготовка меню. Данная услуга пока не пользуется большим спросом, но если у агентства закажут организацию праздника под ключ, то это идеальный шанс завоевать уважение заказчиков.

Конечно, есть и другие услуги, которые можно оказывать клиентам. Здесь все ограничивается только возможностью спроса и фантазией организатора.

Организация мероприятий как бизнес-идея: выгода и нюансы

Организация мероприятий, так же, как и другие направления сферы услуг и индустрии развлечений, многогранна и может включать в себя различные области активности. Поэтому будущему учредителю такого предприятия следует изучить интересующее направление бизнеса и выбрать наиболее подходящие области, в которых можно начать развитие.

На видео: Агентство по организации праздников

К наиболее востребованным на сегодня видам деятельности специализированных компаний можно отнести следующие:

  • разработка и проведение рекламных кампаний;
  • организация деловых встреч представителей различных компаний;
  • планирование и организация корпоративных мероприятий;
  • организация конференций, семинаров, банкетов и других различных программ и прочее.

Одним из выгодных направлений деятельности будет организация корпоративных мероприятий – это позволит получить большую прибыль, а также пополнить базу постоянных клиентов. В среднем на корпоративные мероприятия приходится примерно половина выполняемых заказов, около четверти – на набирающие сегодня популярность детские праздники, примерно столько же – на свадьбы.

Предприниматель может выбрать одно или несколько смежных направлений деятельности, определяя широту активности компании наличием достаточных финансовых инвестиций и опыта в выбранной деятельности. Если это направление оказывается совершенно новым для учредителя бизнеса, предпочтительнее остановиться на одном или двух предложениях, со временем расширяя область деятельности.

На видео: Как открыть агентство по проведению праздников

Бизнес по организации мероприятий будет выгодным и перспективным благодаря нескольким особенностям. Одна из них – высокий уровень спроса: к разработке и проведению мероприятий различного рода обращаются практически все крупные компании, а также частные лица. Высокий уровень прибыли и относительно малая затратность – также важные качества бизнеса этого рода. Фактически открыть бизнес с нуля по организации мероприятий может даже неопытный предприниматель – нужно только разработать хорошую концепцию и продумать ее реализацию, составив бизнес-план.

Средний бизнес-план покажет, что общие вложения в создание бизнеса такого рода составят около 100 тысяч рублей, но конкретные суммы будут зависеть от выбранной стратегии и масштабов деятельности. Уровень прибыли и срок, в который компания сможет окупить затраченные средства, будет полностью зависеть от количества и масштаба заказов, которые будет получать компания, а также от установленной ценовой политики.

На видео: Вебинар: Как зарабатывать на организации концертов и вечеринок

Условия создания бизнеса по организации мероприятий

Один из первых этапов создания бизнеса по организации мероприятий – поиск подходящего помещения, в котором будет открыт офис компании. Поскольку основной расчет следует делать на крупные и средние фирмы, способные обеспечить достаточный уровень прибыли, территориальное расположение офиса должно быть ориентировано на центр города. Удобным будет аренда помещения в офисном центре, поскольку такие здания изначально предназначены для открытия офисов, кроме того, поблизости расположено немало других организаций, которые могут стать потенциальными клиентами.

Правда, существует такой аспект, как относительно высокая стоимость аренды помещений в офисных центрах. Поэтому учредителю бизнеса на эти расходы придется заложить в бюджет несколько десятков тысяч рублей в месяц. Существуют и альтернативные, более бюджетные варианты – можно арендовать неспециализированное помещение в менее популярном месте и, оборудовав его заметной вывеской, открыть агентство по организации мероприятий там.

Организация мероприятий: с чего начать бизнес?

Создание онлайн-сайта компании способствует более быстрому и качественному развитию деятельности новой организации и поиска потенциальных клиентов. Это важное условие продвижения предприятия, поскольку именно ко всемирной сети большинство современных людей обращаются в поисках подобных услуг. Для того чтобы сайт был функциональным, его создание и ведение необходимо доверить профессионалам.

На ресурсе должно быть достаточно подробной информации о предоставляемых компанией услугах, их разновидностях и стоимости. Если сайт будет наполнен фото и видеоотчетами о проводимых мероприятиях, потенциальные заказчики будут иметь более подробное представление о профессионализме сотрудников предприятия, что позволит увеличить базу клиентов. Важным будет и проведение оптимизации сайта компании в поисковых ресурсах: это позволит сайту сразу занять топовые позиции поисковиков, что дает больше преимуществ перед конкурентами.

Другие виды рекламы также обязательно должны быть использованы. Прежде всего это касается прочих видов популяризации в интернете: это может быть контекстная реклама, размещение рекламных баннеров на различных интернет-страницах, использование различных форумов, в том числе ресурсов подобной тематики. Не стоит забывать и о рекламе в СМИ: многие потенциальные клиенты традиционно обращаются к объявлениям, опубликованным в газетах и журналах. Яркая и заметная вывеска на офисе, а также информационные баннеры и бигборды, расположенные поблизости, будут дополнительно сообщать потенциальным клиентам об услугах, предлагаемых компанией. В среднем на рекламную кампанию и маркетинговые мероприятия в целом придется выделить из бюджета предприятия минимум 30 тысяч рублей и более.

Условия создания бизнеса по организации мероприятий

С учетом созданного бизнес-плана далее на работу принимают необходимое количество сотрудников. Каким будет штат, зависит от видения работы компании самим руководителем и уровня профессионализма персонала. Прежде всего потребуются менеджеры, аниматоры и дизайнеры, которые совместно будут выполнять всю работу по организации мероприятий в соответствии с пожеланиями заказчиков.

В зависимости от масштаба нового предприятия, его активности и количества заказов следует определить, какие сотрудники будут постоянными членами коллектива, а каких можно приглашать при потребности. Минимум один автор сценариев и постановщик обязательно должен работать в компании на постоянной основе. Как правило, приглашают артистов и ведущих, организовывая какое-либо торжество, что при наличии готового сценария и творческих идей значительно проще, нежели держать собственный штат актеров и аниматоров. Для того чтобы не возникало проблем и форс-мажоров, с сотрудниками, работающими по найму, лучше заключать договор на основе предоплаты.

Поскольку одним из важнейших факторов развития предприятия будет репутация компании, основанная на отзывах клиентов, желательно подобрать в штат наиболее профессиональных и инициативных сотрудников, их опыт и образование при этом не будет иметь весомое значение.

Регистрация бизнеса по организации мероприятий

Эвент агенство с нуля: что для этого нужно

В вопросах официальной регистрации нового предприятия важно принимать решения исходя из формата и масштаба деятельности компании. Так, если ивент-агентство включает небольшое количество сотрудников и имеет только одного владельца, более выгодным вариантом организационной формы станет индивидуальное предпринимательство. Эта форма позволяет отчитываться о полученных за определенный период доходах и уплачивать налоги и при этом затрачивать минимальные средства на регистрацию и ежегодную отчетность.

В том числе, если будущий индивидуальный предприниматель занимается всеми регистрационными вопросами самостоятельно, без помощи посредников, общая затратность составит всего 800 рублей, которые необходимо уплатить в качестве госпошлины.

Пакет документов, который нужно подать при регистрации компании, будет следующим:

  • копии паспорта и идентификационного номера;
  • копия квитанции об уплате госпошлины;
  • заявление о регистрации. В нем будущий предприниматель предоставляет собственные персональные данные и указывает выбранный род деятельности, содержащийся в кодах ОКВЭД, которые обязательно должны быть сообщены при регистрации. Таких кодов можно выбрать несколько. Это позволит частично сменить или расширить специфику предоставляемых предприятием услуг.

Требования к потенциальному ИП минимальны: достаточно, чтобы он имел гражданство страны и был совершеннолетним, а также мог подтвердить это предоставлением паспорта. Никаких подтверждений наличия определенного дохода или имущества при этом не нужно.

В отличие от ООО, форма ИП не требует обязательного получения расчетного счета и заказа печати. Но при успешной работе компании эти условия будут желательными, поскольку это придаст определенную презентабельность компании и облегчит сотрудничество с клиентами. Срок выдачи свидетельства ИП обычно составляет до 5 рабочих дней. Получив свидетельство и выписку из госреестра, предприниматель может начинать деятельность агентства.

Желающие открыть бизнес с нуля по организации мероприятий должны учитывать, что это направление отличается не только преимуществами и простотой, но и определенными сложностями. Главная из них – относительная сезонность. Так, перед новогодними праздниками количество заказов на корпоративные праздники возрастает в разы, тогда как в остальное время приходится рассчитывать преимущественно на свадьбы и прочие семейные торжества.

7 музеев и галерей, которые можно посетить онлайн

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *