Оптимизация работы бухгалтерии

Содержание

Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета

Ольга Мазина, Заместитель директора отдела бухгалтерских услуг

Наша компания специализируется на оказании бухгалтерских услуг, и за годы работы мы накопили огромный опыт оптимизации бухгалтерских процессов, позволяющий нам консультировать различные компании по вопросам повышения качества работы их финансовых и бухгалтерских отделов.

Ведение бухгалтерского учета как один из инструментов управления компанией

Ключевыми процессами любой компании являются процессы, связанные с ее основной деятельностью, т.е. производство, торговля, маркетинг и т.п. Ведение бухгалтерского учета относится к вспомогательным функциям, а также имеет значение для организационного управления, поскольку правильная регистрация осуществляемых коммерческих операций позволяет руководству отслеживать и контролировать ход выполнения работ. Соответственно, достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать верные бизнес-решения и снижать затраты компании.

В работе бухгалтеров можно выделить три основных направления:

  • Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
  • Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
  • Ведение бухгалтерского учета для целей предоставления управленческой отчетности (IFRS и т.п.).

Каждое из этих направлений, в свою очередь, включает в себя несколько видов работ: расчет заработной платы, перечисление платежей, учет материальных запасов, учет основных активов и инвестиций, продаж, затрат, расчет налогов, подача налоговых деклараций, составление финансовых отчетов и их подача в соответствующие органы и т.п. Выполнение всех этих работ подразумевает ведение ежедневной текущей деятельности по подготовке первичных документов, вводу данных в бухгалтерские компьютерные программы, анализу этих данных и их обработке для составления отчетов и т.п.

Несмотря на то, что благодаря современному программному обеспечению работа бухгалтеров сегодня во многом автоматизирована, руководители многих предприятий по-прежнему остаются не вполне довольно тем, как работают их бухгалтерские и финансовые отделы.

Среди наиболее часто звучащих жалоб, связанных с недостаточной эффективностью работы бухгалтерии, можно назвать следующие:

  • Несвоевременная подготовка отчетов для руководства;
  • Невыполнение компаниями обязательств по договорам;
  • Несвоевременный расчет и выплата заработной платы сотрудникам;
  • Задержки в перечислении налогов;
  • Недостаточная прозрачность информационных потоков в рамках организации;
  • Низкий уровень эффективности взаимодействия отделов внутри компании;
  • Чрезмерная загруженность бухгалтеров работой;
  • Слишком высокие затраты на ведение бухгалтерского учета.

Неэффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что компаниям приходится нести дополнительные траты, связанные с необходимостью платить штрафы и неустойки за сорванные сроки, выплачивать сверхурочные бухгалтерам и исправлять последствия неверно проведенных расчетов.

В самых тяжелых случаях результатом низкого качества ведения бухгалтерского учета могут стать управленческие ошибки, допущенные руководителями по причине получения ими несвоевременных и/или неверных данных, а также искаженной финансовой информации.

Анализ бухгалтерской работы

Для повышения качества бухгалтерского учета компании прежде всего нужно проанализировать протекающие в ней бухгалтерские процессы. В ходе выполнения такого анализа мы в первую очередь изучаем деятельность компаний наших клиентов и их ключевые процессы, организационную структуру, распределение информационных потоков и систему документооборота. Полученная на этом этапе информация позволяет нам определить основные задачи компании в сфере бухгалтерского учета. Следующим шагом становится анализ существующих бухгалтерских процессов и выявление проблемных, требующих исправления участков.

Для получения точных данных мы опрашиваем руководящих сотрудников, проверяем внутреннюю документацию, регламентирующую работу бухгалтеров, изучаем содержание и структуру бухгалтерских баз данных, оцениваем уровень автоматизации работы, проводим беседы с сотрудниками бухгалтерских отделов и применяем другие методы, точное содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Среди показателей качественной работы бухгалтерии можно назвать следующие (данный список, разумеется, не является исчерпывающим):

  • Своевременное и верное выполнение бухгалтерских работ;
  • Должный уровень структурной сложности процессов;
  • Низкий (оптимальный) уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии;
  • Оптимальный уровень загруженности бухгалтеров;
  • Минимальные временные затраты на решение бухгалтерских задач;
  • Способность бухгалтерского отдела решать срочные экстренные задачи;
  • Достаточное количество сотрудников, обладающих должным уровнем профессиональной квалификации;
  • Высокий уровень взаимодействия внутри организации;
  • Отсутствие ошибок, снижающих эффективность управления компанией или приводящих к нанесению ей ущерба;
  • Оптимальная организация документооборота.

Признаками низкой эффективности бухгалтерской работы, в свою очередь, являются: задержки в выполнении работ, паузы в работе, нерациональное использование ресурсов, дублирование функций, ошибки, утрата информации и т.п.

Для проведения анализа любых бизнес-процессов удобно пользоваться чрезвычайно эффективным методом пяти вопросов. Этот метод заключается в том, чтобы по каждому направлению выполняемых в компании работ получить ответы вопросы, разделенные на 5 групп:

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.
Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д. Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности. Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.
Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.
Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг. Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.
Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.
Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен.
Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.
Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.
Пример

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца. Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.
Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.
И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.
Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса
Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

1. Управление денежными средствами неснижаемого остатка на расчетном счете

В банковской практике существует услуга для бизнеса, позволяющая получать доход от части денежных средств, размещенных на расчетном счете компании, по условиям, близким к депозитам. Выгодное преимущество заключается в том, что процедура размещения средств на неснижаемом остатке намного проще, чем перенос и возврат с классического депозита.

Фактически, средства остаются на том же расчетном счете компании, но на часть из них накладывается лимит, — собственно, на который и начисляются проценты, определенные в соглашении между компанией-клиентом и банком. При этом, в отличие от классического депозита, вы в любой момент можете списать денежные средства с расчетного счета без каких-либо штрафов и пени — вы просто не получите процент за размещение денежных средств.

Ряд банков определяет минимальную сумму неснижаемого остатка, а также минимальный срок хранения. Это может быть от 500 тысяч рублей и от 7 дней, как в «Сбербанке», или от 3 миллионов рублей и от 1 месяца, как в «Абсолют Банке». При этом, чем больше сумма и срок хранения, тем выше и процентная ставка. Поэтому подбирать банк для размещения расчетного счета нужно с оглядкой на эти условия.

О данной возможности знают большинство руководителей и бухгалтеров компаний, но, к сожалению, используют услугу в основном представители окрепшего бизнеса, а не те, кто больше всего заинтересован в экономии средств и дополнительной выгоде — представители стартапов, начинающие предприниматели и руководители новых направлений.

Пример из практики. Компания занимается вещевой оптовой торговлей, осуществляя четыре сезонных закупки товара в год, в размере от 10 до 30 миллионов рублей: зимой, весной, летом и осенью. При этом 50% собственных продаж приходятся на начало сезона — 1 месяц, и по 25% на второй и третий. По окончанию первого месяца, руководство лимитирует основную часть неиспользуемых средств на период в 1 месяц под приблизительно 5,9% годовых.

В последующие два месяца компания повторяет процедуру с увеличением суммы лимита и, как следствие, с повышением процентной ставки до 6,1% годовых. Эти регулярные действия позволяют обеспечить компании дополнительный приток денежных средств в размере более 500 тысяч рублей в год, что окупает содержание банковского счета, аренды юридического адреса, а также полугода аренды офиса (шоу-рума).

Возможная выгода: 1,5 – 9% в год в зависимости от банка, суммы и срока хранения.

Время на внедрение: от 1 рабочего дня

2. Перевод направлений на ЕНВД и Патентную систему налогообложения

Патентная система налогообложения, а также ЕНВД (Единый Налог на Вмененный Доход) — специальные системы, предоставляющие льготные условия для малого бизнеса. Предприниматель при данных системах налогообложения вместо ряда налогов уплачивает только один налог, установленный налоговым кодексом. Основными показателями расчета суммы налога могут быть размеры торговой площади для розничного магазина или количество сотрудников для компании, оказывающей услуги.

Переход на эти режимы позволяет не только в разы сократить сумму уплачиваемого налога, но и упростить само ведение бухгалтерского учета и подсчет налогов.

Пример из практики. В активах предпринимателя числится автостоянка на 3 тысячи квадратных метров с предусмотренными 240 местами. При стоимости аренды места 8 тысяч рублей в месяц, заполненность стоянки составляет 70-80%, что обеспечивает ежемесячную выручку в размере 1,3 – 1,5 миллиона рублей. При использовании Упрощенной Системы Налогообложения со ставкой 6% от оборота, владелец должен уплачивать более 1,1 рублей налога в год.

Но при переходе на Патентную систему налогообложения, при данных показателях, его налог составляет всего 600 тысяч рублей. Более того, владелец был в праве снять с учета кассовый аппарат, выдавая клиентам бланки строгой отчетности вместо кассовых чеков, что привело к дополнительной экономии на обслуживании расчетно-кассовой техники, которая составляла порядка 18 тысяч рублей в год.

Возможная экономия: до 80% от суммы налога.

Время на внедрение: 5-10 дней.

3. Использование налоговых льгот и послаблений

Налоговый кодекс предоставляет определенные льготы и послабления для некоторых групп налогоплательщиков. Так согласно статье 145.1 организация, получившая статус участника проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным Законом «Об инновационном центре «Сколково»», имеет право на освобождение от обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость (НДС), в течение десяти лет со дня получения ею статуса участника проекта.

В части социальных налогов (отчисления в ПФР, ФСС) можно отметить организации, занимающиеся разработкой программного обеспечения, которые уплачивают взносы в ПФР и ФСС по пониженным ставкам по сравнению с другими плательщиками.

При тщательном изучении вопроса, льготы можно найти в большинстве случаев. Но каждый проект необходимо рассматривать отдельно, поэтому самостоятельное изучение вопроса с использованием систем «Гарант» и «Консультант» может быть сложным. Верным способом будет консультация у эксперта.

Пример из практики. Компания занимается разработкой ПО и созданием баз данных. При расчете величины страховых взносов, подлежащих уплате, компания производила расчет, исходя из стандартных тарифов страховых взносов в ПФР и ФСС (30,2%). После анализа деятельности фирмы было выявлено, что, согласно статье 58 Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компания имеет право в период с 2012 по 2017 годы осуществлять расчет по пониженным тарифам страховых взносов, составляющим 14%. Была достигнута экономия при уплате страховых взносов более чем в два раза.

Возможная экономия: до 40%.

Время на внедрение: в течение налогового периода.

4. Переоценка налоговой ставки

Перед каждым предпринимателем, регистрирующим юридическое лицо или ИП на УСН, встает вопрос о выборе налоговой ставки: 6% от оборота или 15% от разницы между доходом и расходом. Как правило, на начальном этапе создания бизнеса ответ очевиден. Но по мере того, как предприятие развивается и видоизменяется, нужно регулярно производить переоценку модели.

Если сегодня компании подходит одна ставка, это совсем не значит, что через год, после открытия новых направлений, она будет вынуждена использовать её же. Очевидно, что предприятие должно выбирать именно то, что повысит эффективность деятельности. Но, к сожалению, некоторые менеджеры при анализе нового направления основываются на свою текущую ставку, не анализируя возможный исход работы при переходе на более выгодную.

Пример из практики. Магазин по продаже спортивного инвентаря выбрал в качестве системы налогообложения УСН (15%). При этом собственник магазина при выборе объекта налогообложения не учел тот факт, что согласно статье 346.21 НК РФ он имеет право уменьшить сумму налога (авансовых платежей по налогу), исчисленную за налоговый (отчетный) период, на сумму страховых платежей в ФСС и ПФР. При проведении анализа бухучета было определено, что при его составе расходов экономически выгоднее осуществлять деятельность с объектом налогообложения доходы (6%), а не доходы, уменьшенные на величину расходов. В результате прибыль магазина выросла на 4,375%.

Возможная экономия: до 9%.

Время на внедрение: до одного календарного года.

5. Вынесение функций на аутсорсинг, работа с подрядчиками в качестве ИП

Еще одним из способов оптимизации деятельности является правильный подход при выборе субподрядчиков. Если необходимо на время привлечь к исполнению работы сотрудника, возможно, более выгодным будет найти субподрядчика.

При заключении трудового договора (в том числе и срочного) или заключении гражданско-правового договора работодатель обязан уплатить с начисленной заработной платы социальные налоги в ПФР и ФСС (до 30.2% от начисленной сумы). При этом при выплате заработной платы работнику «на руки», работодатель обязан удержать с работника НДФЛ (13%), таким образом, если речь идет о 38 280 рублей (чистыми), по факту затраты составят 44 000 (в том числе 5 720 НДФЛ) + 13 288 (социальные налоги) = 57 288 рублей.

Если на разовую работу привлечь субподрядчика, то платить отчисления в ПФР и ФСС не придется, а также не нужно удерживать НДФЛ.

Пример из практики. Организация оказывает услуги ландшафтного дизайна, все работы длятся более 3-х месяцев по одному контракту, и в рамках одного контракта привлекаются разные сотрудники. В связи с тем, что деятельность является сезонной, организация заключала гражданско-правовые договоры с физическими лицами на выполнения различных работ. Компании было предложено вывести некоторые работы на аутсорсинг и заключать договоры с индивидуальными предпринимателями и иными организациями. В результате оптимизации процесса работы с подрядчиками была увеличена рентабельность компании на 23%.

Возможная экономия: до 50%.

Время на внедрение: от 1 дня.

Для того, чтобы сделать экспресс-анализ эффективности работы любого подразделения компании, нужно ответить на несколько простых вопросов: что, кто, почему, где, как и когда делает.

Применительно к оценке работы бухгалтерии с целью оптимизации ее работы, вопросы можно сформулировать следующим образом:

1. Что делает бухгалтерия?

Казалось бы, вопрос, ответ на который многим покажется очевидным. Однако знаете ли вы, какие именно цели стоят перед этим подразделением в контексте деятельности компании в целом и других ее подразделений в частности? Например, соответствуют ли эти цели задачам финансовой дирекции? Участвует ли бухгалтерия в реализации важных для компании проектов?

2. Кто выполняет поставленные перед этим подразделением задачи?

3. Почему именно эти сотрудники выполняют именно эти задачи?

Иными словами, позволяет ли их профессиональный уровень и опыт работы справиться с возложенными на них обязанностями? Способны ли специалисты бухгалтерии решать как срочные, так и стратегические задачи?

4. Где находится место работы этих сотрудников?

Является ли расположение офиса бухгалтерии удобным для всех подразделений компаний с точки зрения координации совместной работы и решения общих задач, требующих регулярного обсуждения?

5. Как организована работа бухгалтерии?

Этот вопрос можно рассмотреть как с точки зрения структуры всей компании и принятых в ней методов работы, так и с точки зрения качества работы самого подразделения. Например, как выстроены процессы бухгалтерского учета и соответствует ли их график графику работы всех связанных с ними подразделений компании? Как организован сбор первичных документов и документооборот? Каков уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии? Достаточно ли количество сотрудников в бухгалтерии? Каков уровень автоматизации процессов учета? Все эти факторы в совокупности влияют не только на качество работы самого подразделения, но и на эффективность его взаимодействия с другими подразделениями компании.

6. Когда работают сотрудники бухгалтерии?

Сколько времени они тратят на подготовку учета «от документа до отчета»? Своевременно ли выполняются бухгалтерские работы? Каковы временные затраты на решение бухгалтерских задач и коррелируют ли эти временные рамки с другими важными проектами и процессами в компании?

Для сбора необходимой для анализа информации можно использовать несколько методов, таких как анкетирование, интервью и последовательное отслеживание рабочего процесса с целью определения времени и ресурсов, которые необходимы при выполнении различных задач («фотография» рабочего времени), включая график движения первичных документов. Анкеты и интервью могут содержать как открытые вопросы, когда требуется детальное описание процессов, так и закрытые вопросы, когда необходимо получить ответы «да» или «нет».

На основании собранной информации можно сделать анализ, который позволит определить сильные и слабые стороны работы подразделения, а также выявить потенциальные возможности и угрозы для эффективного достижения поставленных целей. Такой анализ будет основой для определения принципов, направлений и методов оптимизации работы бухгалтерии.

По сути, процесс оптимизации работы бухгалтерии сводится к выполнению следующих шагов после обработки результатов анализа текущей ситуации:

  1. Постановка целей перед подразделением и (в этом контексте) перед каждым сотрудником.
  2. Определение организационной структуры бухгалтерии с учетом юридической, организационной и региональной (если применимо) структуры компании.
  3. Установление целевых показателей с учетом количества проводок, внешних и внутренних отчетов, первичных документов, а также корректировок уже сделанных проводок.
  4. Определение функций, не связанных непосредственно с бухгалтерским учетом, но требующих участия подразделения, таких как работа с договорами и лицензиями и участие в проектах компании (например, внедрение информационной системы или программы лояльности).
  5. Оценка профессионального уровня и практического опыта сотрудников бухгалтерии, а также необходимости в обучении техническим приемам и навыкам работы (например, в информационной системе компании или Microsoft Office).
  6. Определение оптимального количества сотрудников бухгалтерии на основании проделанной указанной выше работы и принятых в соответствии с этим решениями.
  7. Определение методов управления, таких как исключение дублирования функций, соблюдение принципа разграничения обязанностей, наделение ответственностью и полномочиями конкретных сотрудников.
  8. Определение методов контроля над выполнением поставленных задач с целью разработки плана мероприятий по возможному изменению структуры и процессов подразделения в условиях быстро меняющейся бизнес-среды компании.
  9. Разработка процедур и инструкций, регулирующих организацию бизнес-процессов в подразделении.
  10. Информирование сотрудников бухгалтерии в течение всего процесса реорганизации и оптимизации работы подразделения о том, зачем нужен анализ их работы и какие решения приняты на каждом этапе этого анализа.

Самым распространенным и традиционным методом снижения затрат в компании является сокращение персонала в обслуживающих подразделениях, в том числе, и в бухгалтерии. Зачастую такая реорганизация проводится под лозунгом оптимизации. Однако к реальной оптимизации работы подразделения это имеет прямое отношение далеко не всегда, а на самом деле предполагает лишь сокращение персонала.

Следует помнить, что работа бухгалтерии напрямую связана с такими подразделениями, как продажи, логистика, закупки, производство, отдел персонала, маркетинг и информационные системы, которые являются источником обработки первичных документов с целью учета хозяйственных операций. Поэтому любые структурные и кадровые изменения в этом подразделении, сделанные без проведения описанного выше анализа, могут негативно повлиять на работу других функций компании.

Если работа бухгалтеров построена не оптимально с точки зрения производительности и результативности, то необоснованная «оптимизация» численности ФОТ будет, скорее всего, нерезультативна для компании в целом. Любой проект оптимизации должен быть направлен, в первую очередь, на содействие достижению целей всей компании и совокупности ее подразделений в долгосрочной перспективе, а не сокращению персонала здесь, сегодня и сейчас.

Оптимизация процессов бухгалтерского учета

Деятельность любой компании в первую очередь направлена на производство продукции или предоставление услуги, привлечение новых клиентов и обслуживание имеющихся. Но реализовывать это без оптимизированной внутренней организации невозможно. Речь идёт о множестве вспомогательных процессов, которые и обеспечивают слаженную работу всего предприятия как единого механизма. Бухгалтерский учет в данном случае становится одной из основных «вращающих шестерёнок», ведь именно на основании данных бухгалтерии руководитель может принимать взвешенные и эффективные бизнес-решения, сокращать издержки и корректировать стратегию развития.

Когда оптимизация бухгалтерии становится необходимостью?

Бухгалтерия работает в трех ключевых направлениях:

  • соблюдение требований законодательства Российской Федерации;
  • сбор и формирование налоговой отчетности;
  • формирование управленческой отчетности.

Эти направления включают в себя определенные виды работ: начисление заработной платы, отправка платежей, контроль материальных запасов, расчет налогов и подача деклараций, формирование финансовой отчетности и взаимодействие с контролирующими органами, подсчеты инвестиций, затрат, прибыли и т.д. Всё это предполагает ведение объемного пакета документации и составление отчетов. Здесь на помощь бухгалтерам приходят современные средства автоматизации, функционал которых позволяет исключить часть ручного труда и, как итог, оптимизировать внутренние бизнес-процессы в целом.

Оптимизация процессов бухгалтерского учета показана в следующих случаях:

  • просрочка при подготовке отчетов для руководства;
  • невыполнение предприятием договорных обязательств;
  • задержки при расчете и выплате налогов;
  • несвоевременное перечисление заработной платы и компенсаций сотрудникам;
  • ошибки при начислении;
  • высокие затраты на ведение бухгалтерского учета;
  • неслаженная работа внутри отдела и между подразделениями компании и т.д.

Всё вышеперечисленное полностью отражает неэффективность работы бухгалтерии и говорит о том, что ситуацию необходимо срочно исправлять.

Пример: процесс обработки авансовой отчетности в компании

Чаще всего компании понимают, что этот процесс нужно оптимизировать, когда документация начинает сдаваться не в срок, бухгалтерия пропускает ошибки сотрудников, компенсации выплачиваются несвоевременно. В итоге сотрудники теряют на это кучу времени, а компания несет лишние расходы. При более детальном изучении компания приходит к выводу, что в бизнес-процессе царит хаос и пришло время навести в нем порядок, то есть автоматизировать. Это можно сделать с помощью приложения Hamilton Авансовый отчет.

За счет того, что все участники бизнес-процесса работают в единой системе, коммуникация между ними становится максимально простой: бухгалтер решает все вопросы с сотрудниками онлайн. Автоматизация исключает возможные ошибки в документации – бухгалтер всегда получает только правильно оформленные авансовые отчеты. Функционал позволяет избавиться от части рутинной работы – все проводки и печатные формы формируются автоматически, а само приложение легко синхронизируется с любыми внутренними системами.

Такая автоматизация позволяет вдвое повысить эффективность работы бухгалтерии, сэкономить до 50% рабочего времени всех участников бизнес-процесса и снизить до 40% расходов компании.

Как реализуется оптимизация работы бухгалтера?

Оптимизация процесса, который происходит внутри компании, состоит из трех этапов:

  1. оценка ситуации и выявление проблематики;
  2. создание плана решения проблемы;
  3. внедрение плана и его отладка.

Детальное знакомство со спецификой деятельности организации и проблемами бухгалтерского учета, изучение регламентных документов организации позволяют точно оценить все «узкие места», резервные возможности для выстраивания эффективной бухгалтерской службы и затратность этого процесса.

План решения нужен, чтобы смоделировать процессы и предупредить возможные ошибки. Здесь же осуществляется поиск поставщика решения и разрабатывается регламент, придерживаясь которого специалисты добиваются поставленных целей. Постепенное внедрение этого решения, его тестирование и отладка предупреждают появление серьезных ошибок, налаживают самые тонкие процессы и со временем формируют эффективно работающую службу.

Результаты оптимизации бухгалтерского учета на предприятии

Проблемы, которые отмечают руководители, при грамотно налаженной работе отдела, устраняются. Результаты внутренних аудиторских проверок отвечают нормам. Внутренние аудиторские проверки – система внутреннего контроля – являются обязательными для коммерческих организаций, что прописано в ст. 19 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

После оптимизации работы бухгалтерии эффективность сбора и анализа данных возрастает, служба действует без сбоев и нарушений сроков. Возможности ресурсов компьютеризации и автоматизации со временем осваиваются полностью.

Е.П. Столбов
ведущий аудитор компании ООО «Эстра-Аудит»

Проблемы бухгалтерии

В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.

Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 — 15% не имелось недостатков по заполнению.

В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.

Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.

Решение проблем «своими силами»

Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения.

Двойная проверка документов

Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».

Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.

Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.

Для проверки документа требуется значительно меньше времени (порядка 10%), чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.

Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.

Дисциплина и «комендантский час»

Другой распространенной причиной появления ошибок и нарушений в учете является то, что во многих организациях бухгалтерия представляет собой, образно выражаясь, «проходной двор». В бухгалтерию в любое время являются «все кому не лень», причем, во многих случаях, «просто поболтать». При этом работники бухгалтерии все время отвлекаются от своих бухгалтерских дел, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения, а в результате появляются ошибки. Часто такие праздные посещения даже прикрыты благовидными предлогами (вопросами к бухгалтерам), в результате чего приходится откладывать текущую работу и заниматься вопросом или проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена, либо делается второпях.

Поэтому с целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы сотрудников бухгалтерии необходимо обязательное утверждение приказом руководителя фирмы распорядка работы бухгалтерии, в том числе времени приема в бухгалтерии работников фирмы (по производственным вопросам). Целесообразно время приема устанавливать — 1 час до обеда и 1,5 часа после обеденного времени. В другое время прием посетителей бухгалтерией возможен только с разрешения руководителя фирмы.

Должностные обязанности бухгалтеров

Также в организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии.

При этом следует исключать навязывание функций, не свойственных бухгалтерии. Например, таких, как:

— оформление и заключение договоров со сторонними организациями (но должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, обязательное доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров);

— составление табелей учета рабочего времени (которые должны вести начальники соответствующих подразделений);

— ведение материального учета (которое должно быть возложено на соответствующую службу (подразделение, должностное лицо), а бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком учета) и др.

Организация документооборота

Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя.

В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.

При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (возможно, после одного-двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме. Кроме того, важно, по возможности, возложить обязанность по получению исправленных документов на тех же виновных лиц. Это убедит последних в том, что гораздо лучше сразу же проследить за правильностью получаемого от контрагентов или же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить еще один документ, устранив ошибки.

Наглядные пособия для бухгалтеров

Не будет лишней и организация в бухгалтерии наглядного учета подготовки и своевременности представления работниками бухгалтерии отчетных документов в налоговые органы с указанием сроков и ответственных за составление и проверку.

С целью повышения профессионализма и компетентности работников бухгалтерии необходимо постоянное повышение их квалификации на специальных курсах, участие в специализированных семинарах и др., регулярное получение и изучение специальной литературы.

Также целесообразно регулярно (не реже одного раза в месяц) проводить в бухгалтерии коллективное (возможно, по группам) изучение действующих руководящих документов, а также своевременное обновление применяемого программного обеспечения.
Новые правила учета необходимо сразу же доводить до исполнителей под роспись и оставлять им копию руководящего документа. Копии руководящих документов по соответствующим направлениям учета должны быть в отдельных папках.

В случае неясности каких-либо положений по учету надо сразу же определять учетную политику по спорному вопросу с привлечением аудиторов, юристов и др., возможно, с направлением запроса в соответствующий контролирующий орган. Нельзя оставлять неясности «на потом».

Инвентаризация не должна быть формальностью

Комплексным способом определения правильности ведения бухгалтерского учета в организации является сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета на соответствующую дату. Как известно, инвентаризация должна охватывать не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и др. При инвентаризации должно быть осуществлено установление реальных данных по всем счетам бухгалтерского учета (статьям баланса) на соответствующую дату.

Если результаты (данные), полученные как при инвентаризации на начало периода, так и при инвентаризации на конец отчетного периода, совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то имеется в определенной степени уверенность в том, что и в течение этого периода ведение бухгалтерского учета охватывало в полном объеме деятельность организации.

В случае же расхождения каких-либо показателей проверку работникам бухгалтерии следует начать с данных бухгалтерии, и только после установления правильности бухгалтерских данных предъявлять претензии к другим подразделениям фирмы.

Когда проводить аудит?

Наиболее продуктивным, по нашему мнению, способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.

При этом проведение внешней аудиторской проверки целесообразно предусмотреть в договоре в несколько этапов. Например, вначале (в июле — сентябре) аудиторской фирмой проверяется первое полугодие. По результатам проверки в течение сентября-октября в организации устраняются выявленные аудиторской проверкой недостатки и нарушения в периоде за девять месяцев, и, следовательно, в четвертом квартале подобные недостатки в организации уже не должны допускаться. Затем, по завершении года, проводится аудиторская проверка годовой отчетности, по результатам которой устраняются нарушения и недостатки, объем которых будет уже значительно меньше.

Как усовершенствовать работу бухгалтерии

Возможны и другие направления совершенствования организации работы бухгалтерии с целью недопущения недостатков в бухгалтерском и налоговом учете, которые должен определять и добиваться их осуществления, прежде всего, главный бухгалтер.

Основным правилом при этом должно быть следующее. При выявлении какого-либо нарушения необходимо определить виновного, установить причину появления выявленного недостатка, разработать и принять меры (в том числе с оформлением приказами, распоряжениями и т.д.), позволяющие избежать таких (и подобных) нарушений впредь.

Пример

В настоящее время наиболее часто встречающимся нарушением, выявляемым налоговыми органами (с предъявлением организациям значительных санкций), являются недостатки, связанные с неправильным (неполным) заполнением счетов-фактур на приобретенные товары (работы, услуги). Какие меры должны быть разработаны и приняты в организации для недопущения таких нарушений в дальнейшем? По нашему мнению, сделать необходимо следующее.

Во-первых, обязать работников бухгалтерии ужесточить проверку счетов-фактур и не включать в книгу покупок сведения о покупках, по которым счета-фактуры недооформлены или в них имеются ошибки.

Во-вторых, приказом по фирме обязать соответствующие подразделения (должностных лиц) при заключении договоров по приобретению товаров (работ, услуг) включать условие, что поставщик возмещает покупателю все материальные потери, которые появятся у покупателя вследствие несвоевременного представления или неправильного оформления продавцом счетов-фактур.

В-третьих, приказом по фирме установить, что ответственность (с указанием санкций) за своевременность представления поставщиками и правильность оформления ими документации (в том числе по счетам-фактурам) по заключенным с поставщиками сделкам несут должностные лица, на которых руководителем фирмы возлагается заключение и оформление соответствующих сделок.

В-четвертых, бухгалтерией до этих должностных лиц доводятся образцы оформления соответствующей документации (в том числе образцы правильно заполненных счетов-фактур).

В-пятых, о случае несвоевременности представления или неправильного оформления счетов-фактур поставщиками главный бухгалтер должен докладывать (после предупреждения ответственных лиц) руководителю фирмы.

В-шестых, установление санкций к должностным лицам фирмы должно быть внесено в действующие на фирме соответствующие положения по оплате труда, премированию и др.

В-седьмых, предусмотреть внесение соответствующих изменений в Учетную политику фирмы на следующий год.

При организации деятельности бухгалтерии и, следовательно, всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, главному бухгалтеру следует учитывать то, что, как показывает практика, реальную административную и уголовную ответственность за недостатки в финансовой и хозяйственной деятельности организации, которые выявляют сторонние контролирующие органы, несут не заместители, не финансовый директор, не юристы и не прочие «руководители», а только руководитель фирмы и главный бухгалтер фирмы. Однако это не означает, что внутри фирмы не могут применяться санкции к другим лицам, ответственным за представление документов в бухгалтерию.

Как правильно построить работу бухгалтерии?

От атмосферы и организации работы в отделе бухгалтерии зависит экономическая эффективность любой компании. Этот вопрос особенно актуален сегодня, когда бухгалтеры сдают годовую отчётность. Мы спросили у экспертов с опытом руководства большими бухгалтерскими коллективами, что тормозит работу бухгалтерии и как найти своего главбуха.

Лариса Магафурова, аттестованный профессиональный главный бухгалтер:

В работе бухгалтерии два вида тормоза: внешний и внутренний. Оба легко устранимы. Среди внутренних факторов можно выделить слабую организацию работы бухгалтерии, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, недостаток профессиональных знаний, усугублённый поверхностным представлением о работе СПС и бухгалтерской программы, отсутствие мотивации. К внешним факторам относятся недопонимание функциональных обязанностей отдельных структур компании и технические проблемы.

Внутренние проблемы решаются волевым усилием руководителя бухгалтерии. Первое, что должен сделать руководитель, осознав, что неполадки существуют, – усилить организацию работы. Необходимо прописать организационные процессы, выстроить их в единую систему, сформировать чек-листы. Все эти данные перенести в СРМ-систему. Стоит провести тренинг по внедрению организационной системы для сотрудников. И работать по этой системе.

Другая проблема, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, решается либо заменой главбуха, либо прохождением тренинга по личной эффективности и управлению. Часто бухгалтер, превратившийся с ростом компании в главного бухгалтера, может таковым и не стать. Наличие подчинённых не делает человека руководителем. Требовательность и контроль – основа эффективного управления. Если требовательность – это навык, который можно быстро наработать (при желании), то контроль – техническая функция. Контролировать легко через СРМ-систему. Важно помнить, что главбух – это в первую очередь управленец. И это важная компетенция, которую необходимо развивать.

Недостаток профессиональных знаний у подчинённых – тоже серьёзный тормоз в работе. Времени на поиск необходимой информации и исправление ошибок уходит столько, что у главбуха появляется желание сделать всё быстрее самому. Что в свою очередь отсылает нас к предыдущему пункту. Проблема решается либо заменой подчинённых, либо внедрением адаптации новых сотрудников.

Отсутствие мотивации, вопреки расхожему мнению, не сводится исключительно к деньгам. Исследования показали, что истинная причина текучки кадров заключается в неудовлетворённости условиями труда. Чтобы не столкнуться с таким, надо внимательнее составлять портрет соискателя, проводить собеседования с использованием технологий выявления истинной мотивации, а также после трудоустройства поддерживать эту мотивацию. У бухгалтеров будет большой стимул расти, если главбух постоянно достигает высот. Люди хотят работать с лидерами.

Внешние факторы не всегда зависят от главбуха, но могут быть прогнозируемыми. Нарушенные коммуникации с подразделениями, в частности отделом продаж и отделом снабжения чреваты отсутствием первичных документов. Это ставит компанию под серьёзный удар. Решение проблемы: договариваться с коллегами, выстраивать документооборот всеми возможными способами. И ждать, когда вся страна перейдёт на высокотехнологичный электронный документооборот или отмену первички.

Главбух – это в первую очередь управленец.

Технические проблемы связаны и с качеством интернета, и с техническими специалистами, обслуживающими бухгалтерию, и с программным обеспечением. Решается также волевым усилием руководителя бухгалтерской службы либо заменой плохо работающих элементов, либо апгрейдом.

Прекрасно работающая техника, серьёзная СПС, коллектив, который вызывает желание расти и развиваться каждый день, возможность повышения квалификации – это самые комфортные условия для работы и профессионального роста бухгалтера. Если у вас создалось впечатление, что найти себе эффективного главбуха – проблема, то да, вы правы, это проблема. Как не ошибиться с выбором? Самое основное – это опыт работы в вашей сфере.

Если такого опыта нет, будьте готовы, что бухгалтер будет долго осваиваться в новой для него специфике. Расспросите на собеседовании, с какими трудностями главбух сталкивался и как их решал. Не задавайте вопросов, на которые можно получить социально ожидаемые ответы. Также обратите внимание на опыт формирования команды подчинённых. Если его нет, то будьте готовы вкладывать деньги и силы в формирование управленца из понравившегося вам бухгалтера. В противном случае риск разрастания штата и авралы в отчётные периоды вам гарантированы.

Иван Ишуткин, операционный директор Global Delivery:

В значительной степени работу бухгалтера усовершенствовало развитие современных технологий. Появление ряда подручных средств, например, программного обеспечения для электронного документооборота 1С, значительно снизило нагрузку на работников бухгалтерии, позволив передать однотипные функции машине, оставив за работником менее рутинные и более ответственные задачи. Поэтому работу бухгалтера может затормозить банально плохая техническая оснащённость – перебои в работе сети, компьютерных программ и компьютера в целом, принтера, сканера и т. п.

Чтобы сделать работу бухгалтера комфортной, руководитель должен учитывать важный критерий – подходящие условия труда в виде нормированного рабочего графика и окружающей обстановки. Руководителю не будет лишним проработать систему мотивации и, при необходимости, пойти на личные договорённости. Например, сдвинуть рабочие часы, если бухгалтер добирается до работы издалека и вынужден тратить на это много времени. Некоторые фирмы (в основном малые и средние компании, так как крупные организации редко приветствуют отклонения от традиционного рабочего процесса) в попытках найти компромисс для ценных сотрудников трансформируют рабочую культуру.

Как контролировать работу бухгалтерии? Многие руководители, чтобы понимать все нюансы, специально идут изучать бухучёт, экономический анализ, аудит. Когда они запускают собственное дело, самостоятельно выстраивают бухгалтерский, налоговый и управленческий учёт. Но не все могут себе позволить такой подход. В этом случае можно ограничиться комплексом процедур по контролю отчётности перед налоговой, контролю денежных потоков. Например, чтобы их нельзя было перевести без подписи руководства.

Как найти своего главбуха? Профессиональный бухгалтер сделает всё, чтобы ваш бизнес не пострадал, поэтому найти его – дело в буквальном смысле «на миллион». Хороший главбух – практически зам. В небольших фирмах он может заменять финансового директора и аналитика; в крупных компаниях эти функции разделены. Поэтому, в зависимости от масштабов организации, нужно понимать, кто именно требуется – универсал или специалист узкого профиля.

Хороший главбух – практически зам.

Проанализируйте уровень заработной платы бухгалтера на рынке труда – ваша вакансия должна быть конкурентоспособной. Также учитывайте рабочие расходы – курсы повышения квалификации, наличие специальных компьютерных программ и т. п.

В поиске нужного человека могут помочь друзья и знакомые. Размещая объявления в интернете, подробно заполняйте описание вакансии: перечень требуемых компетенций поможет отсеять неподходящих сотрудников. Не забудьте дать информацию о себе, чтобы соискатель имел точное представление о том, куда он идёт работать, и мог рассчитать свои возможности.

Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка». В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.

Как определить объем работы бухгалтерии

Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.

Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:

  1. Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
  2. Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
  3. Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
    • При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
    • С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
    • Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
    • Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.

Важно!

Самостоятельное определение объемов работ — процесс трудоемкий и сложный. Работа бухгалтера неоднородная. Оформление платежной ведомости занимает приблизительно одинаковое количество времени, тогда как формирование товарных накладных зависит от количества имеющихся в ней позиций. Поэтому нормы труда бухгалтера-материалиста или бухгалтера-расчетчика определить сложно. Все больше организаций доверяют этот фронт работ профильным компаниям.

Организация бухгалтерского учета на предприятии

Как распределить обязанности в бухгалтерии

Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.

При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:

  • перечень продуктов, которые производит участок;
  • количество действий, связанных с их выполнением;
  • эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).

Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.

Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.

Пример распределения обязанностей в бухгалтерии


Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.
Скачать образец приказа о распределении обязанностей в бухгалтерии

Какой должна быть эффективная бухгалтерия

Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:

  • обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
  • имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
  • знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
  • имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
  • умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
  • имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).

Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов или обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.

Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.

Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.

Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная. Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.

Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:

Штатная бухгалтерия

Аутсорсинговая компания

цели учета и цели бизнеса, как правило, расходятся

бухгалтерский учет ориентируется на специфику организации и бизнес-цели руководителя компании

небольшие компании не могут позволить себе (или не видят необходимости) привлечение узкопрофильных специалистов; задачи распределяются между несколькими бухгалтерами

в штате компании есть узкопрофильных специалисты, специализирующиеся на том или ином участке/вопросе (расчетчики зарплаты, налоговые консультанты, аудиторы, главные бухгалтеры и пр.)

при найме работников бухгалтерии в штат предприятие вступает в трудовые правоотношения, что накладывает дополнительную социальную ответственность на субъект бизнеса

отношения со сторонней фирмой строятся в рамках общегражданского законодательства, что значительно упрощает взаимодействие (предприятие не может заболеть, уйти в декретный отпуск)

бухгалтерия работает «по факту» — начислить, перевести, сдать отчет

проактивная позиция обслуживающей команды

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *